賃貸借契約での電子契約とは？メリットやデメリットについても解説

今までは賃貸物件を借りようとすれば、不動産会社に赴き、部屋を紹介してもらい、またそこから現地での内覧など、とにかく時間を割かなければいけませんでした。
しかし、これからは賃貸借契約をオンライン上でできる時代となっていきます。
ここでは、オンライン上でできる電子契約とはどういったもので、どんなメリットやデメリットがあるか解説していきましょう。

賃貸借契約において可能となるかもしれない電子契約とは

ここでは、賃貸借契約における電子契約とはなにかについて解説します。

電子契約とは？

電子契約とはパソコンやスマートフォン、タブレットなどの端末機器により、オンライン上で電子ファイルを交換、電子署名で締結となる契約方法をいいます。
これまでは、書面を交換してその書面への署名・捺印によって契約していたものが、インターネット上での署名になり、電子データとしての保管となります。
電子署名した電子データには、契約の締結日時や文章の改ざんがない証明であるタイムスタンプ、そして書面でいう印鑑証明書となる電子証明書などが刻印されています。

電子署名の有効性は？

このとき気になるのが電子署名の有効性です。
署名があることでその電子データが原本とみなされるのか、そして契約が成立するのかといった点が気になる方もいらっしゃるでしょう。
そもそも契約とは、当事者同士の合意があればそれだけで権利や義務が発生し、成立するものであるため、たとえば口約束であっても契約となります。
そう考えると契約において署名や捺印のみならず、電子署名も必要ではなく契約書自体もじつは不要ともいえるかもしれません。
ではなぜ契約書を作成するのかというと、契約の数や条件の量が増えていくと当事者同士の解釈の違いや、契約内容の詳細を忘れてしまう恐れがあるためです。
内容を文章として残しておけばそれが証拠となり、トラブルが起きた際にその内容と照らし合わせて、互いの言い分を客観的に判断できます。
そこで重要となるのが署名で、署名はその契約内容に同意した本人の意思を示すものであり、筆跡鑑定が可能であるといった点で必要とされます。
しかし、電子契約書においては、その筆跡が確認できないため本人の同意が得られているのか、本人が作成したものなのかが不明なうえ、電子ファイルの改ざんも心配されます。

電子署名による本人確認の仕組み

電子契約において、その契約の信ぴょう性を確保するために、本人確認と電子証明書の発行をおこなう機関が設けられました。
その機関を電子認証局といい、まず契約書の作成者はその電子認証局へ電子証明書の発行を依頼し、電子認証局は依頼者の本人確認をおこないます。
その後、電子認証局は秘密鍵と公開鍵をその作成者に送り、作成者は秘密鍵を使って契約書を暗号化し、暗号化していない契約書とともに契約する相手側に送信します。
受信者側、つまり契約する相手はその暗号化された契約書を公開鍵により元のデータに戻し、暗号化していない契約書と照らし合わせて、文書の信ぴょう性を確かめるのです。

賃貸借契約書は電子化できる？

では、賃貸借契約書を電子化することはできるのでしょうか。
これまで宅地建物取引業法第37条に、書面での発行が義務とあったため、電子化はできませんでした。
同じように重要事項説明書も同法第35条で書面の交付が義務となっていましたが、2022年5月18日からIT重説と賃貸借契約の電子化が可能となりました。
こうして賃貸借契約に関しての業務が本格化していくその道筋がついたのです。
ただし、今の時点では普及しているとはいえず、これからの展開に期待といった段階です。

賃貸借契約を電子契約でおこなうメリットとは

ここでは、賃貸借契約における電子契約のメリットについて解説します。

メリット1：日程調整が簡単

賃貸借契約をオンライン上で電子契約としておこなうようになれば、ユーザーとしてまずは物理的な面でのメリットを感じられるでしょう。
部屋を借りるには何度も不動産会社へ出向かなければならず、仕事や学校があれば日程調整が必要なため、ほかの用事を後回しにといったケースもあり得ます。
その点オンライン上での電子契約であれば、わざわざ時間を作ってまで不動産会社へいく必要もなく、仕事や学校があってもその空いた時間に契約がおこなえます。

メリット2：保管が容易になる

次に、賃貸借契約を結ぶとその契約書や重要事項説明書などの重要な書類を渡されますが、こういった大事な書類は、保管しておかなければいけません。
しかし、何かの手違いにより処分したり、破損したり、あるいは保管場所を忘れていて必要なときに取り出せないといったケースも考えられます。
これが電子契約となれば、重要事項説明書も賃貸借契約書もオンライン上での保存となるため、自宅ではパソコン、出先ではスマートフォンなどで手間をかけず見つけられます。

メリット3：修正などの手間がすくない

部屋を借りるには何枚もの書類に氏名や住所など、同じ項目を何度も書き入れなければならず、間違えばもちろん修正も必要で、とにかく手間がかかります。
これがオンラインでの手続きとなれば何度も手書きする必要がなくなり、間違った場合でもすぐに修正ができ、従来の書類作成と比べずいぶん楽になるのです。
同じように入居審査の時間も短縮されるといったメリットがあり、書類の記入ミスによる書き直しや受け渡しにかかる時間が大幅に削減され、審査の流れがスムーズになります。

メリット4：費用を抑えられる

ほかにも費用面を見てみると、たとえば遠方に住んでいる場合はその不動産会社へいくための交通費はそれ相応の負担となってしまいます。
もちろん近場であっても交通費は負担しなければいけませんが、オンラインで契約すれば、その交通費や必要書類の郵送料などの費用の心配がなくなるのです。

メリット5：PDFによる文字の拡大や読み上げが利用できる

メリットとしてもう1つ、電子契約ではその書類を主にPDFファイルで閲覧できるため、文字の拡大や読み上げ機能が利用でき、書面と比べ閲覧しやすい環境にあります。
そのため高齢の方であっても、読みやすくそして理解しやすくなることから、勘違いや見落としが無くなり、トラブル防止の面でも有効といえるでしょう。

賃貸借契約が電子契約になった場合のデメリット

最後に、賃貸借契約における電子契約のデメリットについて解説します。

デメリット1：セキュリティの問題がある

賃貸借契約書などの重要なデータをオンラインで保管するときに、最も心配なのがセキュリティの問題で、サイバー攻撃などにより個人の情報が洩れる恐れがあります。
そのため、電子契約の際には高セキュリティ基準を満たした技術や保存環境を持つ不動産会社を探す必要があります。
逆に、不動産会社の保存環境は整っていても、ご自身のパソコンやスマートフォンにセキュリティの問題があれば、そこから改ざんや破損といったリスクが生じます。

デメリット2：インターネット環境が整っていることが必要

次にこの電子契約を利用するには当然、パソコンなどのインターネット設備が整っていなければならず、音声や映像が安定しない環境では、電子契約書を活用した、重要事項説明は難しいでしょう。

デメリット3：操作が不慣れな場合

また高齢の方などに見られるように、たとえインターネット環境が整備されていても、パソコンなどの操作に不慣れな場合、契約自体ができないといったケースも考えられます。
もちろんパソコンが苦手な方や、インターネットが使えない環境であっても、電子契約ではなく従来の書類による賃貸借契約にすれば、問題なく部屋は借りられます。

デメリット5：書面よりも全体像を把握しにくい

ほかにもオンライン上で賃貸借契約書などを見る際は、画面をスクロールするなどしてその全体像を確認しなければならず、書面のものと比べ見づらい面もあるかもしれません。

まとめ

インターネットの普及は賃貸借契約といった重要な契約においても、電子契約の活用が可能となってきました。
ただし、心配なのがセキュリティ面で、これからあらたなリスクの発生も考えられなくはありません。
そのためご自身はもちろん、不動産会社にも高いセキュリティ基準が求められるので、不動産会社選びはその点を重視してください。